12.管理事務所

分譲マンションの管理事務所には、いくつかの機能があります。マンションの規模、建築主の建物プランにより、その広さレイアウトは異なります。一般には、管理事務所は管理人の居室であり、住民来客者等のサービス窓口と考えられます。しかし、火災受信所であったり、重要書類、共用部鍵の保管場所としての機能がより重要です。

1.書類の保管場所
  私の場合、このような項目に分類し、作成したファイルに分類ごとに番号を付けています。たとえば、車庫証明のファイルは「管理3」、建物設備点検のファイルは「点検1」のような背番号を貼付します。これにより、ファイルの棚の位置が固定化・整頓されます。ファイルが整然としていれば、次々に受領する書類も即座に処理、改廃もでき常に最新状態を保てます。管理対象外の書類は、廃棄できます。(ただし、新米のうちは、廃棄は慎重に行う必要があります。)

1)日常管理
  小口現金(例:このファイルは、タイトルが「小口現金」、管理番号が「日常管理1」となります。)
  預金払出請求関係(同様に、管理番号が「日常管理2」となります。)
  車庫証明(保管場所使用承諾証明書)
  管理費変更届け
  駐車場
  バイク置場
  自転車置場

2)管理人
  日報・月報
  引継書、管理規約、管理に関する書類
  管理員、清掃員作業標準など

3)居住者
  緊急連絡簿(プライバシー保護対象の特別扱い)
  第3者利用届け

4)点検
  建物設備点検
  エレベータ点検
  機械式駐車場点検

5)管理組合
  総会資料・議事録【永久保存】
  理事会議事録【永久保存】

6)地域
  自治会、行政広報など

7)取扱説明書
  竣工引渡書類一式
  共用設備取扱説明書
  専有部設備取扱説明書(区分所有者配布のものと同一)

8)報告書
  受水槽清掃作業報告書
  水質検査報告書
  消防設備点検報告書

9)完了報告書
  設備工事などの完了報告書

10)竣工図書【永久保存】
  管理組合は、最低限これの確認が、(役員交代時にでも)必要です。

11)建築申請【永久保存】

2.火災受信所
  最新のマンションでは、各戸の火災検知器の情報を、集中警報盤で監視するようになっています。その場所が、火災受信所です。マンションの場合は、火災受信装置は、管理事務所に置かれます。24時間有人管理体制の無いマンションでは、警報が管理会社監視センターまたは、警備会社に伝達されるようになっています。

3.共用部鍵の保管場所

4.受付業務
  住民、来客のサービス用窓口です。

5.管理事務作業場所
  管理事務作業や役員への連絡事務など、執務事項は、けっこうたくさんあります。

6.休憩場所
  昼休み休憩をします。

7.更衣室
  制服に着替えます。
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